有人這么說，ERP不難，但是很復(fù)雜。這里所說的復(fù)雜性，是指整理ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程。整理ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)真的很繁瑣。這個過程并不比ERP上線容易，但也不難。只要你堅持，你就能實現(xiàn)它。ERP項目的成功實施取決于三分技術(shù)、七分管理和十二分數(shù)據(jù)。可見，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理在ERP系統(tǒng)中的重要性。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是什么？

制造ERP系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)量廣泛，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。

可見信息:材料基本信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、會計科目、供應(yīng)商客戶信息、部門、工廠、倉庫、車間信息等。這些信息也將用于手工操作。不可見信息:手工管理信息時不會涉及文件類型、倉庫性質(zhì)、計劃參數(shù)等信息，會影響系統(tǒng)計算。

數(shù)據(jù)的正確性是最重要的。ERP系統(tǒng)根據(jù)這些基本數(shù)據(jù)，根據(jù)內(nèi)部邏輯進行計算，形成各種報告和報表，供管理者掌握生產(chǎn)經(jīng)營狀況，從而進行分析和決策。如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實際情況不一致，計劃結(jié)果將毫無指導(dǎo)意義。

工作重點是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。

ERP的主要功能是整合企業(yè)信息，通過數(shù)據(jù)完成信息的載體和表達。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運行的基礎(chǔ)。例如，材料計劃和生產(chǎn)計劃是根據(jù)材料文件設(shè)置的早期、庫存和BOM結(jié)構(gòu)計算的。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作復(fù)雜，沒有捷徑，但有辦法。對于制造業(yè)新ERP系統(tǒng)的企業(yè)來說，如果能抓住編碼的主線，掌握材料的主要文件和材料清單，（BOM）以及庫存數(shù)據(jù)三個關(guān)鍵點，可以提綱，一致。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理實施過程中有很多線索，工作量大，耗時長，涉及面廣，也最容易出錯。

為幫助企業(yè)更有效地實施ERP，我們將學(xué)習(xí)如何快速、低成本、低誤差地準備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1確定工作范圍

首先根據(jù)ERP項目的范圍確定需要準備哪些數(shù)據(jù)，然后確定參與部門和人員的配置，再確定工作計劃。切記不要把所有的工作都交給一個部門甚至一個人，一定要充分了解這項工作的難度。為了方便工作人員之間的溝通，我們還應(yīng)該注意在工作計劃中安排定期會議。

建立必要的編碼原則

ERP軟件的數(shù)據(jù)管理是通過編碼實現(xiàn)的。編碼可以標記唯一的數(shù)據(jù)，并貫穿未來的查詢和應(yīng)用。編碼原則的建立是為了使后續(xù)工作有一個可以遵循的原則，也是確定數(shù)據(jù)庫可以識別數(shù)據(jù)庫的唯一標記方法。

此外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級標準的制定，特別是對于數(shù)量較大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(如物料主文件的編碼)，方案必須由多個部門共同確定。

三是建立公共信息

建立的公共信息包括基本信息，如公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等。這些數(shù)據(jù)會被引用到其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中，數(shù)據(jù)量不大，可以用更少的時間和人力來完成。如果發(fā)現(xiàn)其他數(shù)據(jù)在整理時缺乏公共信息，整體效率和進度會大大降低。

確定4BOM結(jié)構(gòu)

如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM是必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在這里，我們首先要明確從原材料到半成品、半成品到產(chǎn)品的水平關(guān)系。這一步的難點是半成品設(shè)置的問題。如果半成品設(shè)置水平少或者水平不設(shè)置，未來的統(tǒng)計分析就無法細化；如果半成品設(shè)置多，數(shù)據(jù)量會大大增加。

如遇以下情況，應(yīng)設(shè)置半成品編碼管理:設(shè)置半成品庫存賬戶，或采用安全庫存管理、銷售半成品或售后服務(wù)。此外，半成品不需要編碼，也不需要輸入軟件系統(tǒng)。每層BOM都會相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量，同時增加物料信息的數(shù)據(jù)量。

收集第一手資料，從不同部門集中原有的離散數(shù)據(jù)。

在這些離散數(shù)據(jù)中，只有一個基本的材料信息，字段包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存和財務(wù)信息。在這一步中，應(yīng)該使用統(tǒng)一格式的表格在各個部門之間交叉流動，這樣各個部門就可以在表格中填寫與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)，完成后傳遞給下一個部門，以此類推，直到完成這一步。工作中要注意傳輸安排，傳輸路徑要提前確定。

為了保證工期，不同的部門可以同時開始，然后交叉?zhèn)鬏敚蛘咴谝粋€部門完成一小部分后傳輸給下一個部門。同時統(tǒng)一每張表格的編號(唯一)，并在部門之間交接時做好記錄，既可以控制進度，又可以避免數(shù)據(jù)丟失。

6數(shù)據(jù)檢查

(1)完整性檢查:完整性是指記錄的數(shù)量是否完整。你可以要求有經(jīng)驗的企業(yè)復(fù)查或計算總數(shù)，并將其與歷史數(shù)據(jù)進行比較。同時，檢查字段的完整性。所有的ERP軟件都有必須輸入的字段。如果沒有這些字段，系統(tǒng)就會不穩(wěn)定，比如物料的提前和默認倉庫。

(2)正確性檢查:企業(yè)可以根據(jù)自己的需要制定檢查原則。會計科目等一些錯誤是資產(chǎn)類型，但由于人為錯誤，它們被輸入到負債類型中，例如，一些材料被購買，但它們被輸入到自制零件中，這些錯誤必須在系統(tǒng)推出之前被發(fā)現(xiàn)和糾正。

(3)唯一性檢查:數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)從兩個角度進行檢查。許多常見的錯誤被編寫成相同的代碼。如果以后輸入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示代碼已經(jīng)存在，拒絕接受。同時，必須杜絕一個物體對應(yīng)多個代碼的現(xiàn)象。這個錯誤的ERP軟件找不到，必須手動搜索，否則上線后會出現(xiàn)多個會計錯誤。

7將數(shù)據(jù)輸入軟件系統(tǒng)系統(tǒng)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案應(yīng)在輸入前歸檔。對于保存在電子文檔中的數(shù)據(jù)，應(yīng)備份數(shù)據(jù)，并注明整理人員、完成時間和最終版本。如果是打印的紙質(zhì)介質(zhì)，應(yīng)保存在專門的文件柜中作為重要的文檔管理。

一般的輸入方式有兩種：手工輸入和工具導(dǎo)入。這兩種方法各有利弊。

(1)所有軟件都提供輸入界面，可以調(diào)動人員逐一輸入數(shù)據(jù)，也可以利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后修改關(guān)鍵字段。這種方法相對安全。完善的ERP軟件會在輸入時自動檢查錯誤。輸入時可以系統(tǒng)提示并禁止輸入大部分前期未發(fā)現(xiàn)的錯誤，從而保證數(shù)據(jù)的準確性。這一方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數(shù)是倍數(shù)。若數(shù)據(jù)量不大，建議采用這種方法，安全可靠，事后檢查工作量也不大。(2)可采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的方法，其優(yōu)點是效率高，完成時間與數(shù)據(jù)表數(shù)量成倍。缺點是有很多隱含的錯誤，不容易檢查。如果采用這種方法，應(yīng)在之前的檢查工作中設(shè)置嚴格的檢查步驟，尤其是在正確性檢查中，重要字段應(yīng)逐一檢查。這項工作可以通過各種軟件技術(shù)幫助人工進行。另外一種方法結(jié)合了上述兩種方法的優(yōu)點。這種方法利用程序的輸入界面輸入，繼承了界面輸入的錯誤功能。同時，與數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，一天24小時可以工作，無需人工干預(yù)，速度也很高。8系統(tǒng)核檢

輸入工作完成后，必須再次進行檢查，利用軟件程序?qū)?shù)據(jù)進行測試，例如將數(shù)據(jù)庫備份成新的數(shù)據(jù)庫，在新的數(shù)據(jù)庫中再次進行企業(yè)常用的流程，并通過檢查結(jié)果的正確性來驗證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。

ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備這項工作的重點不在于數(shù)據(jù)本身，嚴格的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作的最佳方式。